Krisenprozessplan im Unternehmen

Was ist ein Krisenprozessplan, für was wir ihn brauchen und wobei er helfen kann.  Astrid Bechter-Boss ist Pädagogin und Lebens- und Sozialberaterin, 2019 hat sie Lebenskreise gegründet. Ein Unternehmen für Krisen- Trauer- und Lebensbegleitung mit dem sie sowohl Einzelpersonen, Familien, Teams und Unternehmen begleitet.

„Die Erstellung eines KIP-Planes gehört, wie ein Brandschutzplan in jedes Unternehmen“, das ist ihre Vision.

„Montag 8:30 Uhr, das Telefon klingelte und die Nachricht war schockierend. Meine Mitarbeiterin Frau Maier hatte in der Nacht einen schweren Unfall und ist in den Morgenstunden verstorben. Ich konnte meine Gefühle noch gar nicht wahrnehmen und spürte vor allem Angst! „Wem sage ich was und wie? Wie gehe ich mit dem Team um, was muss ich alles tun und bedenken? Und dann war da noch mein eigener Schock und meine eigene Trauer. Es war alles zu viel und ich musste schnell reagieren. Ich fühlte mich hilflos und überfordert.“ Solche Erzählungen höre ich immer wieder. Und ich kann nachvollziehen, wie zerreißend diese Situation ist. Vor allem, weil das Thema persönliche Krisen und Trauer der Mitarbeiter:innen in Ausbildungen von Führungskräften nicht vorkommt und wir uns selten freiwillig mit dem Thema Tod und Trauer beschäftigen. Dadurch entsteht in dieser Situation, Angst, Unsicherheit, Chaos, … genau das, was die Führungskraft beheben sollte.

Die Krise kann jede Art von Unternehmen treffen: kleine, große, Institutionen, Schulen, Praxen, … Jede Krise bringt Chaos mit sich und bedeutet zuerst Gefahr. Der Krisenprozessplan hat den Anspruch, nicht nur der Krise zu begegnen, sondern aus ihr hinaus zu begleiten und somit langfristig die Chance der Krise nützen zu können.

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Der KrIsenProzessPLAN (KIP-Plan)

Wir können Krisen nicht verhindern und wir können den Tod nicht ermorden. Was wir können, ist uns vorbereiten. Die Wikinger sagten schon: „Über den Wind können wir nicht bestimmen, aber wir können die Segel richten.“ Der KIP-Plan hilft die Segel zu richten, zu wissen, wie ich sie bei welchem Wind ausrichten kann, wann ich sie hissen und wann einholen muss. Durch das Wissen über Krisenabläufe und Trauerprozesse wird das Verständnis geweckt, Empathie geübt und in diesem Wissen Strukturen entwickelt, die dann helfen, wenn das Chaos auszubrechen droht. Diese Strukturen geben Halt und Sicherheit.

Das KrIsenProzessTEAM (KIP-Team)

Die ersten Gespräche finden mit der Leitung und der Führungsriege des Unternehmens statt. Es werden Organigramme, Strukturen und Abläufe des Unternehmensalltages angesehen und herausgefunden, wie viele Teams es braucht, wer mitarbeiten möchte, kann oder soll. Wichtig finde ich persönlich, dass mindestens eine Person aus dem HR, also der Personalabteilung, verschiedene Abteilungsleiter:innen sowie interessierte Mitarbeiter:innen das Team bzw. die Teams bilden. Ein Team sollte aus mind. 3 bis max. 12 Personen bestehen. Hier gilt es, große Achtsamkeit zu wahren, damit niemand übergangen und keiner zwangsverpflichtet wird. Je nach Größe des Unternehmens gibt es mehrere Teams.

Aufgaben des KIP-Teams

Der erste Schritt ist ein 1 ½ bis 2 tägiger Einstieg in das Thema Krise und Trauer. Mit diesem Verständnis sichtet das Team die firmeninternen Abläufe, Strukturen und Herangehensweisen. So wird eruiert, was für den KIP-Plan übernommen werden kann. Es begleiten uns die Fragen: 

WER?  WANN? WO? MIT WEM? Hier ist nicht die letzte Weihnachtsfeier gemeint, sondern das gedankliche Durchspielen unterschiedlicher Krisenszenarien. Bei jedem Szenario wird auf den Umgang mit Krisen und Trauersituationen eingegangen. Es wird geübt, wie Gespräche laufen können, wie Einstiege gefunden werden, was Menschen in der Krise und lange Zeit darüber hinaus in der Trauer brauchen und was wichtig ist, damit der Betrieb weiterlaufen kann. Wer ist betroffen, wann muss was erledigt sein, wo finden wir Möglichkeiten für Schutz-, Erinnerungs- oder Ruheräume, mit wem muss welche Zuständigkeit geklärt werden. Das ist eine der vielen Herangehensweisen, die dann Struktur geben.

Ausbildung des KIP-Teams

Das Krisenprozess-Team bekommt eine Ausbildung um adäquat auf unterschiedliche Krisen reagieren zu können, in ihrem Berufsumfeld die Menschen begleiten zu können und die eigenen Grenzen zu kennen. Sie wissen, wann sie externe Unterstützung brauchen und dass es weder Schande noch Schwäche ist, diese zu holen.

In jährlichen Fortbildungen gibt es Auffrischungskurse sowie in vereinbarten Abständen die Möglichkeit den KIP-Plan anhand der Unternehmensstrukturen zu überprüfen. Außerdem können in der Akutkrise ein Coaching oder eine Reflexionsbegleitung für das Team hinzugezogen werden.

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Nutzen des KIP-Planes

In Unternehmen wird immer mehr von Mitarbeiterbindung, Teambildung, Willkommenskultur und auch von Familienfreundlichkeit und gesundem Unternehmen gesprochen. All das und auch eine würdige Verabschiedungskultur wird durch einen KIP-Plan mitinstalliert. Das Image des Unternehmens nach außen steigt, denn es spricht sich sehr schnell herum, wie ein Unternehmen auf die Krisen ihrer Mitarbeiter:innen reagiert. Die Mitarbeiterbindung steigt enorm, denn es wird der Mensch und nicht nur die Arbeitskraft gesehen. Auch bei Nachbesetzungen wird die Arbeitsstelle und nicht die Person ersetzt. Es wird automatisch nicht nur auf die großen, sondern auch auf die kleinen Krisen der Mitarbeitenden reagiert und so die Wertschätzung zusätzlich sichtbar. Schwelende Konflikte können aufgegriffen und geklärt werden. Das sind nur wenige, der vielen Vorteile die entstehen, wenn der Mut in einem Unternehmen ist, sich mit Krisenprozessen auseinanderzusetzen.

 

Der KIP-Plan hat den Anspruch trotz der Gefahr der Krise auch ihre Chance zu nutzen. Das funktioniert durch ausgebildete Teammitglieder, die vor Ort die Situationen erkennen und darauf reagieren können. Es wird keine Trauerbegleitung im privaten Bereich und auch keine psychologische Betreuung ersetzt. Es hilft dabei den Arbeitsalltag für alle Beteiligten in der Krise zu strukturieren und möglichst viel Halt bei möglichst großer Freiheit zu bieten.

Portraitbild Astrid Bechter-Boss: Monika Bischof